GÜNEŞ PLASTİK KALIP SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. GİRİŞ

Güneş Plastik Kalıp Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi (Kısaca “Güneş Plastik’’ ve/veya “Şirket” olarak anılacaktır.) için büyük önem arz etmekte olup, Şirketimiz tarafından bu konuda azami hassasiyet gösterilmektedir. Bu doğrultuda, kişisel verilerin kişilerin beklentileri ile tutarlı bir şekilde ve yasalara uygun olarak işlenmesi, Şirketimizin temel yapı taşlarından biridir.

Bu bakımdan Şirketimiz, faaliyetleri sırasında elde etmiş olduğu kişisel verileri başta Anayasa olmak üzere 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ( Kısaca “Kanun” ve/veya “KVKK” olarak anılacaktır.), Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (Kısaca “Yönetmelik” olarak anılacaktır.) ve diğer ilgili mevzuata uygun şekilde hazırlanan iş bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’ nda (Kısaca “Politika” olarak anılacaktır.) belirtilen genel prensipler ve düzenlemelere uygun şekilde saklamakta ve imha etmektedir.

1. POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI

İş bu Politika ile Şirket, KVKK kapsamındaki kişisel veri işleme faaliyetlerine konu gerçek kişi verilerinin saklanması ve imha edilmesine ilişkin Şirketin genel ilke ve prensiplerinin ortaya konulması olmak üzere bu hususlarla ilgili mevzuatla belirlenen yükümlülüklerin yerine getirilmesi hedeflemiştir.

İş bu Politika, Şirketin KVKK kapsamındaki veri işleme faaliyetlerine konu tüm kişisel verileri kapsamaktadır. Ayrıca, iş bu Politikada aksi belirtilmedikçe, Politika ile atıf yapılan dokümanlar hem fiziki hem de dijital kopyaları kapsamaktadır.

1. TANIMLAR 

İş bu Politikada içerik aksini gerektirmedikçe:

anlamına gelmektedir.

1. POLİTİKA İLE DÜZENLENEN KAYIT ORTAMLARI

Şirket, KVKK kapsamındaki veri işleme faaliyetlerine konu tüm kişisel verileri, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu ve aşağıda belirtilen ortamlarda saklamaktadır:

Şirket veri tabanlarımız, üçüncü parti veri tabanları, e-posta hesapları, masaüstü bilgisayarları,  Şirket çalışanlarının araçları (örn. cep telefonu), yedekleme alanları, kâğıt dosyalar vb.

1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER

Şirket tarafından, kişisel veri işleme faaliyetlerinin ifası esnasında aşağıdaki ilkeler esas alınmaktadır:

• Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olunması,
• Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasını sağlama,
• Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme,
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme.

Şirket, kişisel verileri, yukarıda bahsi geçen ilkelerle uyumlu şekilde, Güneş Plastik Kalıp Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası   ilgili maddelerinde yer alan kişisel veri işleme amaçlarıyla ve aşağıda belirtilen KVKK’ nın 5’ inci ve 6’ ıncı maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarına istinaden kişisel verileri saklamakta ve kullanmakta olup, söz konusu şartların tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel verileri re’sen veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine imha etmektedir.

KVKK 5. ve 6. maddeleri uyarınca kişisel veriler, aşağıda sayılan hallere binaen işlenmekte ve saklanmaktadır:

1. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

Kişisel verilerin işlenme şartlarından birincisi, sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.

1. Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Veri sahibinin kişisel verileri, kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde açık rızası alınmadan hukuka uygun olarak işlenebilecektir.

1. Fiili İmkansızlık Sebebiyle Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

1. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.

1. Hukuki Yükümlülük

Şirketimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için veri işlemenin zorunlu olması halinde kişisel veri sahibinin verileri işlenebilecektir.

1. Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi

Veri sahibinin, kişisel verisini kendisi tarafından alenileştirmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirmeyle sınırlı olarak işlenebilecektir.

1. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

1. Şirketimizin Meşru Menfaati İçin Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

Bu doğrultuda, kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı yukarıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilmektedir.

1. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİ İŞLEMİ İLE İLGİLİ UYGULANAN YÖNTEMLER  VE KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN OLARAK İMHA EDİLMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Şirketimiz, KVKK’ nın 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel verileri aşağıdaki yöntemlerle silmekte, yok etmekte veya anonim hale getirilmesi getirmektedir. Şirketimiz, kişisel verilerin imhasında azami dikkat ve özeni göstermektedir. Bu kapsamda Şirketimiz, KVKK’ nın 12. maddesi ve Yönetmelik hükümleri, yukarıda belirtilen genel ilkeler ile iş bu Politika ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları uyarınca aşağıda belirtilen hususlar ile ilgili teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır. İmha kapsamında gerçekleştirilen tüm işlemler Şirketimiz tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere 10 yıl süreyle saklanmaktadır. Şirketimiz, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre seçmekte olup, kişisel veri sahibinin talebi halinde uygun yöntemin gerekçesini açıklamaktadır.

1. Kişisel Verilerin Silinme Yöntemleri

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirketimiz, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilmemesi ve tekrar kullanılmaması amacıyla teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verileri silme işlemi için aşağıdaki yöntemleri uygulamaktadır:

• Tüm fiziki evrakların kâğıt imha makinesinde imha edilmesi,
• İhtiyaç halinde ilgili birimin işlediği kişisel veriyi server üzerinden silmesi, silinen verinin hiçbir şekilde datada tutulmaması.

1. Kişisel Verilerin Yok Edilme Yöntemleri

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirketimiz, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verileri yok etme işlemi için aşağıdaki yöntemleri uygulamaktadır:

• Tüm fiziki evrakların kâğıt imha makinesinde imha edilmesi,
• İhtiyaç halinde ilgili birimin işlediği kişisel veriyi server üzerinden silmesi, silinen verinin hiçbir şekilde datada tutulmaması.

1. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ BİR ŞEKİLDE SAKLANMASI İLE HUKUKA AYKIRI OLARAK İŞLENMESİ VE ERİŞİLMESİNİN ÖNLENMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Şirketimiz, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi konusunda azami dikkat ve özeni göstermekte olup, KVKK’ nın 12. maddesi ve yönetmelik hükümleri, yukarıda belirtilen genel ilkeler ile iş bu Politika ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları uyarınca aşağıda belirtilen hususlar ile ilgili teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır:

• Kişisel verisi işlenenlere ilişkin aydınlatma metinleri kapsamında açık rıza onay formu imzalatılması,
• KVKK gizlilik taahhütnamelerinin imzalatılması,
• Bilgilendirme eğitimlerinin verilmesi,
• KVKK politikalarının hazırlanması ve uygulamaya konulması,
• Kişisel verilerin depolanması, muhafaza edilmesi ve arşivleme faaliyetleri,
• Arşivlerde yer alan kapalı dolapların kilitli alanlarda tutulması,
• Şirket içi çalışanların, tedarikçi, ürün hizmet alıcı, iş ortakları ile ilişkileri çerçevesinde gizlilik taahhütnameleri imzalatılması,
• Sistem odasına giriş çıkış kontrolünün denetlenmesi,
• İnternet güvenliği için firewall sisteminin kullanılması,
• Şirket içerisinde kullanılan bilgisayarlarda virüs programının kullanılması,
• Vpn aracılığı ile veri aktarılması.

1. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER ALANLARIN UNVANLARI, BİRİMLERİ VE GÖREV TANIMLARI

Şirketimiz bünyesinde kişisel verilerin saklanması ve imha edilmesi süreçlerinde yer alan kişiler, Kişisel Verilerin Korunması Mevzuatı ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedirler. Bu kapsamda, Şirketimiz çalışanları ve görevleri dolayısıyla kişisel verileri öğrenen kişiler, bahse konu bilgileri KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak saklamakta ve imha etmektedir. Bu yükümlülük İlgili Kişilerle mevcut olan ilişkinin sona ermesinden sonra da devam etmektedir.

1. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirketimiz, kişisel verileri ancak uymakla yükümlü olduğu mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza ve imha etmektedir.

Kişisel veri sahibinin, Şirketimize başvurarak kendisine ait kişisel verilerin imha edilmesini talep etmesi halinde Şirketimiz;

1. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa:

1. Kişisel veri sahibinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve kişisel veri sahibine bilgi verir ve

1. Talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa, bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.

1. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, kişisel veri sahibinin talebini KVKK’ nın 13. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesini açıklayarak reddedilebilir ve ret cevabını kişisel veri sahibine en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da dijital ortamda bildirir.

1. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Şirketimiz,  kişisel verileri imha etme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri imha etmektedir. Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verileri imha etme yükümlülüğünün ortaya çıkması halinde kişisel verileri 3 aylık periyotlar halinde  imha işlemine tabi tutmaktadır. Anılan süre, her hal ve koşulda Yönetmeliğin 11. maddesinde belirtilen azami periyodik imha süresini aşmamaktadır.

1. YÜRÜRLÜK

İş bu Politika [21/08/2020] tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika değişen şartlara ve mevzuata uyum sağlamak amacıyla zaman zaman güncellenebilecektir. Güncel Politika https://www.gunesplastik.com.tr/  adresinde yayımlandığı tarihte yürürlüğe girecektir. İş bu Politika ile KVKK, Yönetmelik ve Güneş Plastik Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası hükümleri arasında herhangi bir çelişki olması halinde, KVKK, Yönetmelik ve Güneş Plastik Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’ nda yer alan hükümler geçerli olacaktır.